دشتچی ایران

آشنايي با واژه پرداز MS-WORD

درس اول – مفهوم واژه پردازها و مديريت پرونده:
هدفهاي رفتاري: دانش آموز پس از پايان اين درس خواهد توانست:
1- مفهوم واژه پرداز را توضيح دهد.
2- سندي را جستجو و باز کند.
3- سندي را با نام قبلي، ذخيره کند.
4- سندي را با نام ديگري، ذخيره نمايد.
5- يک زيرفهرست را ايجاد کند.
6- سند را تغيير نام دهد.

  آشنايي با واژه پردازها

واژه پردازها نرم افزارهايي هستند که از آنها به منظور ايجاد، اصلاح، صفحه آرايي و چاپ سندهاي متني استفاده مي شود. واژه پرداز را بايد معادل رايانه اي مجموعه اي متشکل از کاغذ، قلم، پاک کن، غلط ياب و حتي واژه نامه دانست.
واژه پردازها امکاناتي براي حروفچيني متن، صفحه آرايي، درج تصوير، غلط گيري و چاپ دارند که مجموعه آنها اين نرم افزارها را تبديل به ابزارهايي توانمند براي توليد نوشتارهاي گوناگون کرده است. واژه پردازها را مي توان به دو گروه عمده تقسيم کرد:
الف) واژه پردازهاي اسکي محض
ب) واژه پردازهاي غيراسکي
در نوع الف، که بهتر است آن را ويراستار بناميم، برنامه محيطي براي حروفچيني و تايپ متن فراهم مي کند و تنها حروف، علائم و اعداد وارد شده در اين محيط را ذخيره مي کند. ويراستار، هيچ علامت يا نويسه اضافي به پرونده ساخته شده اضافه نمي کند. به همين دليل آن را اسکي محض مي نامند، چون نويسه اي غير از آنچه در مجموعه اسکي وجود دارد در آن ديده نمي شود. اما واژه پردازهاي غيراسکي، نويسه هاي کنترلي، قالب بندي، تعيين اندازه و نوع نوشته ها و موارد ديگر نظير آنها را به پرونده ايجاد شده مي افزايند.
از جنبه هاي کاربردي ويراستارهاي اسکي، تايپ متن برنامه هاست و چون در يک برنامه نبايد به جز نويسه هاي مجاز چيز ديگري وجود داشته باشد وجود نويسه هاي ناشناس در متن يک برنامه منجر به بروز خطا در هنگام ترجمه و اجراي برنامه مي شود.
اما واژه پردازهاي غيراسکي دامنه کاربردي وسيعتري دارند. اين دسته از نرم افزارها در حروفچيني روزنامه ها، مجله ها، کتابها و ديگر نوشتارهايي که تهيه آنها نيازمند امکانات گوناگون است، به کار گرفته مي شوند. بحث ما در اين بخش، به بررسي مشهورترين نرم افزار واژه پرداز در جهان به نامMS-WORD که محصولي از شرکت مايکروسافت است مربوط مي شود.  

  معرفي WORD

پس از ايجاد رابطه گرافيکي windows از سوي شرکت مايکروسافت، کاربران سيستم عامل DOS خود را با محيطي بسيار متفاوت از آنچه که پيشتر ديده بودند مواجه ديدند. در اين محيط، وجود نشانها (ICON) و کاربرد ماوس، سهولت انجام کارهاي مختلف و از همه مهمتر بستر گرافيکي، شرايطي را به وجود آورد که سبب شد رويکردي تازه به ويندوز شود و بسيار مورد استقبال قرار گيرد.
در اين ميان، شرکت مايکروسافت نيز واژه پرداز WORD را عرضه کرد. پس WORD برنامه اي است که براي اجرا نياز به محيط ويندوز دارد. برخي قابليتهاي WORD عبارتند از:
- امکان بازکردن چندين سند براي کار به صورت همزمان؛
- امکان استفاده از تمام قابليتهاي محيط گرافيکي ويندوز؛
- نمايش واقعي متن با نوع نوشته، قالب بنديها و ... درست نظير همان چيزي که چاپ مي شود؛
- امکانات ويژه نظير رسم شکل، سايززني متن، به کار بردن رنگ، غلط گيري خودکار و حتي کنترل کننده گرامر جمله ها؛
- امکان استفاده از داده هاي مربوط به ساير برنامه هاي تحت ويندوز؛
ماوس درWORD با هر دو دکمه چپ و راست خود فعال است. اين حالت را در برنامه هاي قديمي تحت ويندوز کمتر مي يابيد. بيشتر کارها با فشار دکمه چپ صورت مي گيرد و در مواردي نيز فشار دکمه راست، يک منوي کمکي باز مي کند که براي انجام پاره اي از کارها مفيد است.  

  آشنايي با محيط کار WORD

پيش از به کار بردن برنامه WORD، بايد آن را نصب کنيد. اين کار، بسته به محل وجود پرونده هاي اصلي برنامه، ممکن است از روي ديسک يا CD-ROM انجام بگيرد. به هرحال بايد windows را اجرا کنيد.  

  ذخيره يک سند جديد

هنگامي که سند جديدي را در WORD ايجاد مي کنيد، به صورت موقتي در حافظه رايانه و تحت نام پيش فرضDocumentn ذخيره مي شود (n عددي است که با ايجاد هر سند بدون نامي از 1 به عدد افزايش مي يابد). اين سند فقط تا زماني که از برنامه خارج نشده يا رايانه را خاموش نکرده ايد ذخيره مي شود. براي ذخيره يک سند، به طور ثابت که بتوان بعداً آن را بازيابي کرد، بايستي نامي براي آن تعيين و روي ديسک، ذخيره کرد. سندهاي درون يک پوشه نمي توانند همنام باشند. براي ذخيره پرونده مراحل زير را انجام دهيد.  

1- گزينه save از منوي File را انتخاب کرده يا روي دکمه save در نوار ابزار standard کليک کرده و يا کليدهاي CTRL+S را فشار دهيد تا کادر محاوره اي Save as مطابق شکل ظاهر شود.
2- در کادرFilename نامي را که مي خواهيد براي پرونده سند تعيين کنيد، وارد نماييد. نام مي تواند حداکثر 256 نويسه بوده و بايد شرحي از محتويات سند باشد.
3- در صورتي که مي خواهيد سند را در پوشه يا درايو ديگري ذخيره کنيد روي فلش رو به پايين save in کليک کرده و پوشه يا درايو مورد نظر را انتخاب کنيد.
4- روي دکمه save کليک کنيد. سند بر روي ديسک ذخيره شده و نامي که تعيين کرده ايد در نوار عنوان ظاهر خواهد شد.
Save as: کادر محاوره اي Save as براي اولين بار ذخيره سند و هنگام انتخاب گزينه Save as از منوي fileظاهر مي شود. کادر محاوره اي Save as براي نامگذاري جديد يک سند، نامگذاري متفاوت سند و يا براي ذخيره سند در محل جديدي مورد استفاده قرار مي گيرد.
اگرچه Microsoft Word طوري تنظيم شده است که هر 5 دقيقه يکبار، پرونده را به طور خودکار ذخيره مي کند، اما ذخيره پرونده به طور متوالي را بايد به صورت يک عادت براي خودتان تبديل کرده و هر چند دقيقه يکبار آن را ذخيره کنيد.
در صورتي که به فرآيند ذخيره خودکار اعتماد و تکيه داريد، Word سند را با نام Documentn.doc (n نمايانگر شماره سند است) و در پوشه پيش فرض (معمولاً my Document) ذخيره مي کند. اين بدين معني است که پرونده، بعداً تغيير نام داده و جابه جا خواهد شد. ذخيره خودکار، پرونده را در محل اصلي و با نام اصلي خود ذخيره خواهد کرد. با ذخيره متوالي و زودتر، از امکان گم شدن پرونده جلوگيري مي کنيد، زيرا ممکن است قبل از فرارسيدن ده دقيقه ذخيره خودکار، برق، قطع شده و يا سيستم، Hang کند.  

  ايجاد يک زيرفهرست

پوشه ي کاري پيش فرض (پوشه اي که هنگام ظاهر شدن کادر محاوره اي save as فعال است) براي office، پوشه my Documentn مي باشد. پوشه ها همان فهرستها و زير فهرستها هستند. ممکن است نخواهيد تمام سندهاي office را در يک زيرفهرست يا پوشه نگهداريد و براي هر پروژه يا تزي پوشه هاي جديدي را ايجاد کنيد تا در جستجو و سازماندهي پرونده ها به شما کمک کنند. به علاوه با ايجاد پوشه هاي جديدي مي توان پوشه ي کاري را براي Word تغيير داد.  

  براي ايجاد يک زيرفهرست در هنگام ذخيره سند، مراحل زير را کامل کنيد:

1- گزينه save را از منوي File انتخاب کنيد تا کادر محاوره اي save as ظاهر شود. در صورتي که قبلاً سند را ذخيره کرده ايد، بايستي گزينه save as را از منوي Fileانتخاب کنيد.
2- پوشه اي را که مي خواهيد پوشه جديدي در آن قرار دهيد، باز کنيد.
3- روي شمايل creat new folderدر کادر محاوره اي save as کليک کنيد. کادر محاوره اي New folder ظاهر مي شود.  

4- نام پوشه جديد را تايپ کرده و روي OK کليک کنيد.
5- حالا پوشه جديد در کادر محاوره اي save as ظاهر مي شود. روي پوشه جديد دبل کليک کنيد تا باز شود. نام سند را تعيين کرده و سند را با کليک کردن روي save ذخيره کنيد. براي تغيير پوشه ي کاري پيش فرض در 97 WORD، مراحل زير را انجام دهيد:  

1- از منوي Tools گزينه options را انتخاب کنيد. کادر محاوره اي options ظاهر مي شود. روي برگه ي File locations کليک کنيد.
2- در ليست File type روي Documentکليک کنيد.
3- روي دکمه Modify کليک کنيد تا کادر محاوره اي Modify Location ظاهر شود. پوشه اي را که مي خواهيد به عنوان فهرست کاري پيش فرض به کار ببريد جستجو کنيد و روي آن کليک کنيد.
4- در کادر محاوره اي Modify Location روي ok کليک کنيد. در کادر محاوره اي options روي ok کليک کنيد تا کادرهاي محاوره اي بسته شده و تغييرات، ذخيره شوند. در صورتي که پوشه خاصي را به طور ثابت براي ذخيره سندها به کار مي بريد، بهتر است آن را به عنوان فهرست کاري پيش فرض تعيين کنيد تا از اتلاف وقت جلوگيري شود.